Directora de eventos especiales de Emily's Entourage

Emily's Entourage busca un profesional de eventos especiales a tiempo completo para dirigir la planificación, el desarrollo, la producción y la evaluación de los principales eventos de recaudación de fondos de la organización y garantizar que los objetivos se cumplan dentro de los plazos y presupuestos establecidos. El director de eventos especiales trabajará en colaboración con los cofundadores, el personal y los voluntarios de Emily's Entourage para garantizar la alta calidad y el éxito de los eventos que apoyan las iniciativas estratégicas de la organización.

La Fundación

El Séquito de Emily es una innovadora organización 501(c)3 que impulsa la investigación de nuevos tratamientos y una cura para las raras mutaciones sin sentido de la fibrosis quística. Fundada por Emily Kramer-Golinkoff, su familia y sus amigos, Emily's Entourage está impulsada por poderosas comunidades, pequeñas y grandes, presenciales y virtuales, que se han unido y han recaudado más de $4 millones desde 2011 para impulsar la investigación de alto impacto y la colaboración innovadora.

Si bien la urgencia de la fundación se inspira en la enfermedad en etapa avanzada de Emily, el trabajo de Emily's Entourage impulsa los avances que pueden beneficiar no solo a los pacientes con fibrosis quística, sino a aproximadamente el 12% de todos los pacientes con enfermedades genéticas que son causadas de manera similar por mutaciones sin sentido. aproximadamente 30 millones de personas en todo el mundo.

Nombrada "Campeona del cambio" de la Casa Blanca en medicina de precisión, Emily's Entourage ha aparecido en CNN.com, Time.com, People.com, AOL.com, The Doctors de CBS, Yahoo Health y muchos otros medios de comunicación nacionales y locales para su enfoque disruptivo para acelerar los avances y la inspiradora historia de Emily.

Funciones principales

• Planificar, gestionar y ejecutar 2 ó 3 eventos de donantes importantes al año, incluida la firma de la Fundación. Velada con la gala del séquito de Emily con 500 invitados y una recaudación de $614K, junto con unos 3-5 actos más pequeños de creación de redes/donantes a lo largo del año.
• Desarrollar, gestionar y alcanzar los objetivos de recaudación de fondos, el presupuesto y el calendario de cada evento, incluido el control de los gastos de acuerdo con el presupuesto aprobado.
• Supervisar los comités de planificación de actos especiales.
• Trabaja con el administrador de la base de datos de desarrollo para mantener una completa base de datos de donantes y patrocinadores.

Candidatos ideales

• Gran atención al detalle, muy organizado, motivado y capaz de realizar múltiples tareas a la vez que gestiona varios proyectos a la vez.
• Tener un historial sólido y consolidado de organización de galas y eventos.
• Capacidad para anticiparse a las necesidades de los proyectos, discernir las prioridades de trabajo, cumplir los plazos y estar dispuesto a trabajar por las tardes y los fines de semana, sobre todo en vísperas de grandes acontecimientos.
• Trabajar con iniciativa, competencia y buen juicio con una actitud de "liderar con un 'sí'" y "lo que sea necesario" para completar el trabajo.

Para el candidato con experiencia adecuada en recaudación de fondos, un potencial sustancial de crecimiento profesional con el desarrollo de la organización.

Responsabilidades específicas

Las responsabilidades incluyen pero no se limitan a lo siguiente:

• Comité de planificación: Gestionar el comité voluntario de planificación de eventos y los subcomités, lo que incluye la creación de funciones y responsabilidades definidas, la supervisión del seguimiento y las listas de tareas, y la garantía de que todas las tareas se lleven a cabo dentro del plazo y el presupuesto previstos.  
• Voluntarios: Trabajar con el coordinador de marketing y programas para gestionar y supervisar una plantilla de hasta 50 voluntarios en función del evento, incluidos el comité de planificación y los voluntarios del día del evento. Dirigir la captación de voluntarios y su formación.
• Vendedores: Gestionar todos los proveedores, incluido el catering y el lugar de celebración, contratar proveedores (fotógrafo, DJ, videógrafo, etc.), supervisar los pedidos de alquiler, mantelería y decoración, y crear y gestionar el plano del lugar de celebración. Asegúrese de que se siguen las directrices adecuadas.
• Programación: Supervisar la creación del guión y el calendario de la velada, contratar al presentador, crear presentaciones de diapositivas y contratar y gestionar el entretenimiento.
• Subasta: Supervisar la implementación de la plataforma de subastas en línea, gestionar el lanzamiento de la subasta, diseñar la señalización de la subasta y garantizar que todas las cartas de agradecimiento de la subasta se envíen a tiempo. Gestionar la colaboración con terceros proveedores de subastas, incluido CharityBuzz.
• Administración y Tecnología: Trabajar con el gestor de bases de datos para gestionar las listas de invitados y las bases de datos necesarias para garantizar listas de invitados precisas, crear y supervisar las necesidades de equipamiento, incluida la conectividad inalámbrica y wifi in situ, así como las opciones de donación móvil.
• Presupuesto: Supervisar el presupuesto de eventos especiales y todos los pagos a proveedores.
• Patrocinio: Crear y gestionar paquetes de patrocinio corporativo, comunitario e individual, incluida la elaboración de estrategias para los beneficios de los patrocinadores y la garantía de que se cumplan. Trabajar con el Coordinador de Marketing y Programas para actualizar el sitio web en consecuencia.
• Inscripción: Trabajar con el Coordinador de Marketing y Programas y el equipo web para desarrollar formularios/plataforma de entradas y supervisar los formularios/procesos de inscripción.
• Marketing y Comunicación: Supervisar el desarrollo y la producción del paquete de invitación, incluidos los recursos gráficos, de la web y de las redes sociales. Diseño de la señalización del evento. Colaborar con el coordinador de marketing y programas en la elaboración de boletines electrónicos y la gestión de las páginas web de los eventos, así como con el comité de redes sociales para desarrollar y ejecutar una estrategia y un plan de promoción de los eventos en las redes sociales. 
• Planificación futura: Investigar, desarrollar y aplicar nuevos enfoques para que los actos especiales sigan siendo novedosos y tengan éxito.

Calificaciones

• Más de 5 años de experiencia profesional en la planificación de eventos a gran escala con un historial probado de ejecución de eventos con éxito, alcanzando objetivos y manteniéndose dentro del presupuesto. Se valorará la experiencia en organizaciones sin ánimo de lucro, aunque no es obligatoria.
• Experiencia de liderazgo demostrada
• Los candidatos deben ser meticulosamente organizados y estar muy orientados a los detalles y los plazos.
• Debe dominar la tecnología y estar comprometido con la calidad y el estilo.
• Debe ser versátil, apasionado y capaz de llevar muchos sombreros en un entorno de ritmo rápido.
• Capaz de trabajar horas no tradicionales, incluidas las tardes y los fines de semana según sea necesario

Instrucciones de aplicación

Los candidatos interesados deben presentar un una carta de presentación de una página y un currículum vitae a admin@emilysentourage.org. La carta de presentación debe describir (a) la experiencia previa pertinente, y (b) por qué el puesto es adecuado en esta etapa de su carrera.

Emily's Entourage brinda igualdad de oportunidades de empleo a todas las personas, independientemente de su edad, raza, color, religión, nacionalidad, género, orientación sexual, estado civil o discapacidad.