Gestor de eventos especiais da Emily's Entourage

A Emily's Entourage procura um profissional de eventos especiais a tempo inteiro para liderar o planeamento, o desenvolvimento, a produção e a avaliação dos principais eventos de angariação de fundos para a organização e garantir que os objectivos são atingidos dentro dos prazos exigidos e dos orçamentos estabelecidos. O Gestor de Eventos Especiais trabalhará em colaboração com os Co-Fundadores da Emily's Entourage, o pessoal e os voluntários para garantir eventos de alta qualidade e bem sucedidos que apoiem as iniciativas estratégicas da organização.

A Fundação

A Emily's Entourage é uma organização inovadora 501(c)3 que acelera a investigação de novos tratamentos e de uma cura para as mutações nonsense raras da Fibrose Quística. Fundada por Emily Kramer-Golinkoff, a sua família e amigos, a Emily's Entourage é alimentada por comunidades poderosas, pequenas e grandes, presenciais e virtuais, que se uniram, angariando mais de $4 milhões desde 2011 para impulsionar a investigação de grande impacto e a colaboração inovadora.

Embora a urgência da fundação seja inspirada pela doença em fase avançada de Emily, o trabalho da Emily's Entourage dá ímpeto a avanços que podem beneficiar não só os doentes com Fibrose Cística, mas também aproximadamente 12% de todos os doentes com doenças genéticas que são igualmente causadas por mutações sem sentido, o que corresponde a cerca de 30 milhões de pessoas em todo o mundo.

Nomeada "Campeã da Mudança" da Casa Branca para a Medicina de Precisão, a Emily's Entourage foi apresentada na CNN.com, Time.com, People.com, AOL.com, CBS's The Doctors, Yahoo Health e muitos outros meios de comunicação social nacionais e locais pela sua abordagem disruptiva para acelerar as descobertas e a história inspiradora de Emily.

Funções principais

• Planear, gerir e executar 2-3 eventos para grandes doadores por ano, incluindo a assinatura da Fundação Noite de Gala com a Entourage da Emily com 500 convidados e uma angariação de $614K, em conjunto com cerca de 3-5 eventos mais pequenos de networking/dadores ao longo do ano.
• Desenvolver, gerir e atingir os objectivos de angariação de fundos, o orçamento e o calendário de cada evento, incluindo o controlo das despesas de acordo com o orçamento aprovado.
• Supervisionar os comités de planeamento de eventos especiais.
• Trabalha com o administrador da base de dados de desenvolvimento para manter uma base de dados completa de doadores/patrocinadores.

Candidatos ideais

• Forte atenção aos pormenores, altamente organizado, motivado e capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo que gere vários projectos
• Ter um registo sólido e comprovado de planeamento de gala e eventos.
• Capacidade para antecipar as necessidades dos projectos, discernir as prioridades de trabalho, cumprir os prazos e estar disposto a trabalhar à noite e aos fins-de-semana, em especial antes de grandes eventos.
• Trabalhar com iniciativa, competência e bom senso, com uma atitude de "liderar com 'sim'" e "tudo o que for necessário" para concluir o trabalho.

Para o candidato com experiência adequada em angariação de fundos, existe um potencial substancial de crescimento profissional com o desenvolvimento da organização.

Responsabilidades específicas

As responsabilidades incluem, mas não se limitam ao seguinte

• Comité de Planeamento: Gerir o comité e os subcomités de planeamento de eventos voluntários, incluindo a criação de funções e responsabilidades definidas, supervisionar o acompanhamento e as listas de tarefas e garantir que todas as tarefas são concluídas dentro do prazo e do orçamento.  
• Voluntários: Trabalhar com o coordenador de marketing e programas para gerir e supervisionar uma equipa de até 50 voluntários, dependendo do evento, incluindo o comité de planeamento do evento e os voluntários do dia. Dirigir o recrutamento de voluntários e a formação.
• Fornecedores: Gerir todos os fornecedores, incluindo o catering e o local do evento, assegurando os fornecedores (fotógrafo/DJ/videógrafo, etc.), supervisionando as encomendas de aluguer/roupa de cama e decoração, e criando e gerindo a planta do local. Assegurar que as diretrizes adequadas são seguidas.
• Programação: Supervisionar a criação do guião e o cronograma da noite, assegurar o mestre de cerimónias do evento, criar apresentações de diapositivos do evento e assegurar e gerir o entretenimento.
• Leilão: Supervisionar a implementação da plataforma de leilões em linha, gerir o lançamento do leilão, conceber a sinalética do leilão e garantir que todas as cartas de agradecimento do leilão são enviadas atempadamente. Gerir a colaboração com fornecedores de leilões terceiros, incluindo a CharityBuzz.
• Administração e tecnologia: Trabalhar com o gestor da base de dados para gerir as listas de convites e as bases de dados necessárias para garantir listas de convidados exactas, criar e supervisionar as necessidades de equipamento, incluindo a conetividade sem fios e o wifi no local, bem como opções de donativos móveis.
• Orçamento: Supervisionar o orçamento de eventos especiais e todos os pagamentos a fornecedores
• Patrocínio: Criar e gerir pacotes de patrocínios empresariais, comunitários e individuais, incluindo a definição de estratégias para os benefícios dos patrocinadores e a garantia de que estes são cumpridos. Trabalhar com o Coordenador de Marketing e Programa para atualizar o website em conformidade.
• Registo: Trabalhar com o coordenador de marketing e programas e a equipa Web para desenvolver formulários/plataformas de bilhetes e supervisionar os formulários/processo de registo.
• Marketing e Comunicações: Supervisionar o desenvolvimento e a produção do pacote "save the date"/convite, incluindo a web, as redes sociais e os recursos gráficos. Conceber a sinalética necessária para o evento. Trabalhar com o coordenador de marketing e programas para desenvolver e-mails electrónicos e gerir as páginas do sítio Web do evento, bem como com o comité de redes sociais para desenvolver e executar uma estratégia e um plano de redes sociais para promover os eventos. 
• Planeamento futuro: Pesquisar, desenvolver e implementar novas abordagens para manter os eventos especiais actualizados e bem sucedidos.

Qualificações

• Mais de 5 anos de experiência profissional no planeamento de eventos de grande escala com um historial comprovado de execução de eventos bem sucedidos, atingindo objectivos e respeitando o orçamento. A experiência em organizações sem fins lucrativos é favorável, mas não obrigatória.
• Experiência comprovada de liderança
• Os candidatos devem ser meticulosamente organizados e altamente orientados para os pormenores e prazos
• Deve ter conhecimentos técnicos e estar empenhado na qualidade e no estilo
• Deve ser versátil, apaixonado e capaz de desempenhar várias funções num ambiente de ritmo acelerado
• Capacidade para trabalhar em horários não tradicionais, incluindo noites e fins-de-semana, conforme necessário

Instruções de candidatura

Os candidatos interessados devem apresentar um carta de apresentação e currículo de uma página para admin@emilysentourage.org. A carta de apresentação deve descrever (a) a experiência anterior relevante e (b) a razão pela qual o cargo é adequado nesta fase da sua carreira.

A Emily's Entourage oferece oportunidades iguais de emprego a todas as pessoas, independentemente da idade, raça, cor, religião, nacionalidade, género, orientação sexual, estado civil ou deficiência.