Emily's Entourage » Emily’s Entourage Special Events Manager

Emily's Entourage sucht eine Vollzeit-Fachkraft für Sonderveranstaltungen, die die Planung, Entwicklung, Durchführung und Auswertung größerer Fundraising-Veranstaltungen für die Organisation leitet und sicherstellt, dass die Ziele innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens und der festgelegten Budgets erreicht werden. Der Special Events Manager wird mit den Mitbegründern, Mitarbeitern und Freiwilligen von Emily's Entourage zusammenarbeiten, um qualitativ hochwertige und erfolgreiche Veranstaltungen zu gewährleisten, die die strategischen Initiativen der Organisation unterstützen.

Die Stiftung

Emily's Entourage ist eine innovative 501(c)3-Organisation, die die Forschung nach neuen Behandlungsmethoden und einer Heilung für seltene Nonsense-Mutationen der Mukoviszidose vorantreibt. Gegründet von Emily Kramer-Golinkoff, ihrer Familie und ihren Freunden, wird Emily's Entourage von großen und kleinen, persönlichen und virtuellen Gemeinschaften getragen, die sich zusammengeschlossen haben und seit 2011 über $4 Millionen Euro gesammelt haben, um die Forschung und bahnbrechende Zusammenarbeit voranzutreiben.

Während die Dringlichkeit der Stiftung durch Emilys fortgeschrittenes Krankheitsstadium inspiriert ist, gibt die Arbeit von Emily's Entourage den Anstoß zu Fortschritten, die nicht nur Patienten mit Mukoviszidose zugute kommen können, sondern etwa 12% aller Patienten mit genetischen Krankheiten, die in ähnlicher Weise durch Nonsense-Mutationen verursacht werden, was etwa 30 Millionen Menschen weltweit entspricht.

Emily's Entourage wurde vom Weißen Haus zum "Champion of Change" für Präzisionsmedizin ernannt und wurde von CNN.com, Time.com, People.com, AOL.com, CBS's The Doctors, Yahoo Health und vielen anderen nationalen und lokalen Medien für seinen bahnbrechenden Ansatz zur Beschleunigung von Durchbrüchen und Emilys inspirierende Geschichte vorgestellt.

Primäre Aufgaben

Planung, Verwaltung und Durchführung von 2-3 Großspenderveranstaltungen pro Jahr, einschließlich der Unterschrift der Stiftung Abend mit Emilys Entourage Gala mit 500 Gästen und einer Spendensumme von $614K, in Verbindung mit etwa 3-5 kleineren Networking-/Spendenveranstaltungen im Laufe des Jahres.
Entwicklung, Verwaltung und Erreichung von Fundraising-Zielen, Budget und Zeitplan für jede Veranstaltung, einschließlich der Kontrolle der Ausgaben im Rahmen des genehmigten Budgets.
Beaufsichtigung von Planungsausschüssen für besondere Veranstaltungen.
Arbeitet mit dem Development Database Administrator zusammen, um eine umfassende Spender-/Sponsorendatenbank zu führen.

Ideale Kandidatinnen und Kandidaten

Ausgeprägte Liebe zum Detail, hohe Organisationsfähigkeit, Motivation und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten
Sie verfügen über langjährige Erfahrung in der Planung von Galas und Veranstaltungen.
Sie müssen in der Lage sein, Projektanforderungen vorauszusehen, Arbeitsprioritäten zu erkennen, Fristen einzuhalten und bereit sein, abends und an Wochenenden zu arbeiten, insbesondere im Vorfeld von Großveranstaltungen.
Sie arbeiten initiativ und kompetent und verfügen über ein gutes Urteilsvermögen mit der Einstellung, "mit 'Ja' zu führen" und "alles zu tun, was nötig ist", um die Arbeit zu erledigen.

Für den Kandidaten mit entsprechender Erfahrung im Bereich Fundraising besteht ein erhebliches Potenzial für berufliches Wachstum mit der Entwicklung der Organisation.

Besondere Zuständigkeiten

Zu den Aufgaben gehören unter anderem folgende:

Planungsausschuss: Leitung des ehrenamtlichen Veranstaltungsplanungsausschusses und der Unterausschüsse, einschließlich der Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten, Überwachung der Nachbereitung und der Aufgabenlisten sowie Sicherstellung, dass alle Aufgaben fristgerecht und im Rahmen des Budgets erledigt werden.
Ehrenamtliche Mitarbeiter: Zusammenarbeit mit dem Marketing- und Programmkoordinator, um einen Stab von bis zu 50 Freiwilligen je nach Veranstaltung zu verwalten und zu beaufsichtigen, einschließlich des Veranstaltungsplanungsausschusses und der Freiwilligen am Tag der Veranstaltung. Leitung der Anwerbung und Schulung von Freiwilligen.
Anbieter: Verwaltung aller Anbieter, einschließlich Catering und Veranstaltungsort, Sicherung von Anbietern (Fotograf/DJ/Videofilmer usw.), Überwachung von Miet-/Wäschereibestellungen und Dekoration sowie Erstellung und Verwaltung des Veranstaltungsplans. Sicherstellen, dass die entsprechenden Richtlinien eingehalten werden.
Programmierung: Beaufsichtigung der Skripterstellung und des Zeitplans für den Abend, Sicherstellung eines Moderators, Erstellung von Diashows und Sicherstellung und Verwaltung der Unterhaltung.
Auktion: Beaufsichtigung der Implementierung der Online-Auktionsplattform, Verwaltung der Auktionseinführung, Gestaltung der Auktionsbeschilderung und Sicherstellung des rechtzeitigen Versands aller Dankesschreiben. Verwaltung der Zusammenarbeit mit Drittanbietern von Auktionen, einschließlich CharityBuzz.
Verwaltung und Technologie: Zusammenarbeit mit dem Datenbankmanager bei der Verwaltung von Einladungslisten und Datenbanken, die für die Erstellung präziser Gästelisten erforderlich sind, Erstellung und Überwachung der erforderlichen Ausrüstung, einschließlich drahtloser Verbindungen und WLAN vor Ort sowie mobiler Spendenoptionen.
Haushalt: Beaufsichtigung des Budgets für Sonderveranstaltungen und aller Zahlungen an Lieferanten
Patenschaft: Erstellen und Verwalten Sponsoring-Pakete für Unternehmen, Gemeinden und Einzelpersonen, einschließlich der Ausarbeitung von Strategien für Sponsorenvorteile und der Sicherstellung, dass diese erfüllt werden. Zusammenarbeit mit dem Marketing- und Programmkoordinator, um die Website entsprechend zu aktualisieren.
Anmeldung: Zusammenarbeit mit dem Marketing- und Programmkoordinator und dem Webteam bei der Entwicklung von Ticketformularen/einer Ticketplattform und Überwachung der Registrierungsformulare/des Registrierungsprozesses.
Marketing und Kommunikation: Beaufsichtigung der Entwicklung und Produktion von Einladungspaketen, einschließlich Web, soziale Medien und grafische Elemente. Entwurf der erforderlichen Veranstaltungsbeschilderung. Zusammenarbeit mit dem Marketing- und Programmkoordinator bei der Entwicklung elektronischer E-Mails und der Verwaltung der Veranstaltungswebseiten sowie mit dem Social-Media-Ausschuss bei der Entwicklung und Umsetzung einer Social-Media-Strategie und eines Plans zur Bewerbung der Veranstaltungen.
Zukunftsplanung: Recherchieren, entwickeln und implementieren Sie neue Ansätze, um besondere Veranstaltungen frisch und erfolgreich zu halten.

Qualifikationen

Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Planung von Großveranstaltungen mit nachweislicher Erfolgsbilanz bei der Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen, Erreichen von Zielen und Einhalten des Budgets. Erfahrung im Non-Profit-Bereich ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Nachgewiesene Führungserfahrung
Die Bewerber sollten akribisch organisiert und sehr detail- und fristorientiert sein.
Sie müssen technisch versiert sein und Wert auf Qualität und Stil legen.
Sie müssen vielseitig und leidenschaftlich sein und in der Lage, in einem schnelllebigen Umfeld viele Aufgaben zu übernehmen.
Bereitschaft zu unüblichen Arbeitszeiten, bei Bedarf auch abends und an Wochenenden

Hinweise zur Bewerbung

Interessierte Bewerber sollten eine einseitiges Anschreiben und Lebenslauf an admin@emilysentourage.org. Das Anschreiben sollte (a) frühere einschlägige Erfahrungen beschreiben und (b) darlegen, warum die Stelle in dieser Phase der Karriere die richtige ist.

Emily's Entourage bietet allen Personen unabhängig von Alter, Ethnie, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand oder Behinderung gleiche Beschäftigungschancen.